Easter Seals Jobs

Requisition ID: req52578

Job Title: Grants Coordinator

Sector: Grants

Employment Category: Fixed Term

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: Yes

Location: Port-au-Prince, Haiti

Work Arrangement:In-person

Job Description

The IRC worked in Haiti from 2010 through 2016, initially launching an emergency response to the earthquake and later delivering child protection, water and sanitation, health, women’s protection and empowerment, and economic recovery programs in Port-au-Prince and beyond. Even with the closure of its country office in 2016, the IRC has continued to provide operational, technical, and financial support to a small number of Haitian NGO partners, including in response to the 2021 earthquake. Haiti was identified as one of 20 countries at greatest risk of a major new—or significantly worsened—humanitarian crisis over the year ahead in IRC’s 2023 and 2024 Emergency Watchlist given its political instability, gang violence, rising food insecurity, disease outbreaks, and climate shocks that could drive rapid escalation of the humanitarian crisis. In early 2023, IRC re-opened its Haiti operations and scaled up its emergency response with a fully partner-led response in Port-au-Prince and surrounding communities. The focus has been on neighborhoods highly affected by gang violence as well as limited access to healthcare and services for survivors of violence and/or cholera hotspot issues. IRC is also engaging with partners in the Artibonite and Ouest Departments to service unmet needs in those areas.

The IRC Emergency Humanitarian Access Unit (EHAU) led the initial emergency responses and support establishing a country program that can be fully transitioned under the Latin American (LATAM) region.

Scope of work

The Grants Coordinator is responsible for the timely and effective management of a multi-donor grant portfolio. This position manages all functions of the grants unit at IRC Haiti inclusive of proposal development, reporting, donor compliance, and other administration.

The Grants Coordinator reports to the Deputy Director for Programs (DDP) The position will work closely with the MEAL Coordinator, Partnerships Coordinator, finance department, and program sector leads.

Responsibilities

Proposal Development

• In collaboration with the DDP and HQ colleagues, proactively identify new funding opportunities by monitoring and analyzing donor strategies and funding trends.

• Support the DDP and program sector leads in the development of new program design.

• Prepare for and lead Go/No Go meetings for funding opportunities as required.

• Assist in ensuring that Go/No Go discussions and program design are consistent with the SAP partnership ambition and program approach.

• In coordination with the Partnerships Coordinator, proactively engage partners in program development efforts.

• Ensure robust and effective representation and resourcing of IRC’s partnership strategy, approach, and management in donor proposals and reports.

• Oversee the development of all concept notes and proposals, acting as or delegating responsibility to lead writer or editor. Develop efficient process management tools for proposal development.

• Outline and communicate clear roles responsibilities and timelines for each department. Facilitate effective cross-departmental coordination.

• Thoroughly review all proposal documents to ensure coherence throughout narratives, logframes, and budgets.

• Act as focal point with HQ during proposal review, editing, and submission.

• Ensure all proposal outputs are accurate, complete, of high quality, and submitted on time.

Grants Management

• Act as focal point for communications with HQ on all grants administration functions.

• Review donor agreements and coordinate their review and signature with relevant HQ offices. Coordinate the approval of pre-award spending as required.

• Coordinate with the Partnership Lead to obtain any necessary donor approvals relating to partnerships.

• Lead and/or support all project revisions, amendments, and budget realignments.

• Serve as the country program expert on the facilitation of Project Cycle Meetings (PCM), including project design, opening, implementation, closing, and learning meetings.

• Actively promote full partner participation in program delivery in the context of PCM.

• Maintain and disseminate a regularly updated grants tracker.

• Ensure all departmental communication with IRC colleagues and donors is constructive, clear, and organized.

• Maintain a well-organized and comprehensive information management and grants filing system.

• Ensure IRC’s internal Opportunity Tracking Information System (OTIS) is updated and maintained throughout the awards lifecycle

• Participate in due diligence processes and collaborative partnership risk management as appropriate.

• Strengthen the capacity of IRC and partner staff in grants management functions by facilitating trainings and providing targeted support as required.

Partnerships

• Champion a culture of effective and respectful partnerships. Promote partner-led programming in line with IRC’s “why not partner?” and “partner as equals” approach.

• Ensure that partnership considerations are incorporated into proposal development and that local partners are actively engaged response design and program delivery.

• Actively contribute to the relevant sections of Partner Capacity Analysis (PCA) and the subsequent development of partner support plans.

• Manage the implementation of action items in the grants management sections of partner support plans.

• Lead and/or support collaborative project and budget design with partners.

• Ensure each proposal defines IRC’s emergency approach based on how we can best support, reinforce and complement local actors.

• Review and provide feedback on partner technical tools, reports, and data as required. Collaborate with partners on recommended adaptations or process improvements.

• Actively participate in the Partnership Working Group (PWG)

Donor Compliance

• Provide programs and operations teams with routine technical guidance to ensure that all grants are implemented in compliance with IRC and donor regulations.

• Coordinate with HQ on specialized compliance matters as required.

• Proactively raise potential compliance issues to senior management; work closely with HQ compliance colleagues to resolve any related concerns.

• Disseminate existing resources on donor compliance, liaise with regional counterparts for the development and updating of compliance cheat sheets for all grants.

• In coordination with the DDP and Advocacy Coordinator, assist in ensuring appropriate and effective IRC and donor visibility in program sites and materials.

Reporting

• Oversee the development and delivery of all internal and external reports in collaboration with the programs, finance, and MEAL departments.

• Maintain a comprehensive reports tracker and regularly communicate with all relevant team members about upcoming deadlines and specific report requirements.

• Lead the production of high-quality and well-written reports that meet donor and IRC requirements.

• Thoroughly review and confirm that all reports and supplementary documents are complete and accurate.

• Coordinate HQ and technical unit reviews and approvals prior to donor submission.

• Ensure strict compliance with internal and donor deadlines.

Departmental Leadership and Staff Management

• Oversee recruitment of new staff as required. Ensure comprehensive onboarding and training for new hires.

• Lead the grants unit and provide professional development opportunities for staff as needed.

• Ensure clear delineation of roles and responsibilities and logical portfolio allocation for all team members.

• Coordinate performance management within the department and ensure a culture of high performance through staff engagement and accountability.

Other

• Other relevant duties as assigned by supervisor to further IRC programs.

Job Requirements:

Education: Bachelor’s degree in relevant field and applicable experience in nonprofit governance, administration, grants management, including Partnership Management.

Work Experience: Minimum of six years of experience in humanitarian grants management in a multi-donor, multi-sector working environment.

Demonstrated Skills and Competencies:

• Demonstrated experience in an inter-departmental coordination role and the ability to communicate with and balance the priorities of a range of stakeholders.

• Extensive experience leading the development of large multi-sector funding proposals.

• Advanced skills in donor report drafting and compilation, including the coordination of inputs and development of complex documents across different departments.

• In-depth knowledge of institutional donor compliance is required. Knowledge of BHA, ECHO, and Sida requirements is a particular advantage.

• Exceptional English and French writing and editing skills required. Able to draft and edit detailed documents for donor submission with minimal oversight.

• Previous experience in a conflict-affected or protracted crisis setting is preferred.

• Exceptional advance planning and organizational skills. Able to effectively prioritize and follow multiple activities and deadlines simultaneously.

• Excellent MS Office skills.

• Self-motivated, honest, and highly responsible.

• Ability to work both independently and as part of a team

Language Skills: Fluency in English and French are required.

Working Environment: IRC’s office in Port-au-Prince with local travel to partner project sites as security and access permit.

L'IRC a travaillé en Haïti de 2010 à 2016, lançant d'abord une réponse d'urgence au tremblement de terre, puis mettant en œuvre des programmes de protection de l'enfance, d'eau et d'assainissement, de santé, de protection et d'autonomisation des femmes, et de redressement économique à Port-au-Prince et au-delà. Depuis la fermeture de son bureau national en 2016, l'IRC a continué à fournir un soutien opérationnel, technique et financier à un petit nombre d'ONG haïtiennes partenaires, notamment en réponse au tremblement de terre de 2021. Haïti a été identifié comme l'un des 20 pays les plus à risque d'une nouvelle crise humanitaire majeure - ou d'une aggravation significative - au cours de l'année à venir dans la liste de surveillance des urgences 2023 et 2024 de l'IRC, en raison de son instabilité politique, de la violence des gangs, de l'augmentation de l'insécurité alimentaire, des épidémies et des chocs climatiques qui pourraient conduire à une escalade rapide de la crise humanitaire. Au début de l'année 2023, l'IRC a rouvert ses opérations en Haïti et a intensifié sa réponse d'urgence avec une intervention entièrement menée par des partenaires à Port-au-Prince et dans les communautés environnantes. L'accent a été mis sur les quartiers fortement touchés par la violence des gangs ainsi que sur l'accès limité aux soins de santé et aux services pour les survivants de la violence et/ou les points chauds du choléra. L'IRC s'engage également avec des partenaires dans les départements de l'Artibonite et de l'Ouest pour répondre aux besoins non satisfaits dans ces zones.

L'unité d'accès humanitaire d'urgence (EHAU) de l'IRC a mené les premières interventions d'urgence et a soutenu la mise en place d'un programme national qui peut être entièrement transféré à la région d'Amérique latine (LATAM).

Description du poste

Le coordinateur des subventions est responsable de la gestion efficace et en temps voulu d'un portefeuille de subventions provenant de plusieurs donateurs. Il/elle gère toutes les fonctions de l'unité des subventions de l'IRC Haïti, y compris l'élaboration des propositions, l'établissement des rapports, la conformité avec les règles des donateurs et d'autres tâches administratives.

Il/elle travaille en étroite collaboration avec le coordinateur MEAL, le coordinateur des partenariats, le département des finances et les responsables des secteurs de programme.

Responsabilites

Élaboration de propositions

• En collaboration avec le Directeur des Programmes Adjoint et les collègues du siège, identifier de manière proactive de nouvelles opportunités de financement en surveillant et en analysant les stratégies des donateurs et les tendances en matière de financement.

• Soutenir le Directeur des Programmes Adjoint et les responsables des secteurs de programme dans l'élaboration de nouveaux programmes.

• Préparer et diriger les réunions "Go/No Go" pour les opportunités de financement, le cas échéant.

• Aider à garantir que les discussions "Go/No Go" et la conception du programme sont cohérentes avec l'ambition du partenariat SAP et l'approche du programme.

• En coordination avec le coordonateur des partenariats, engager de manière proactive les partenaires dans les efforts de développement du programme.

• Assurer une représentation solide et efficace de la stratégie, de l'approche et de la gestion des partenariats de l'IRC dans les propositions et les rapports des donateurs.

• Superviser l'élaboration de toutes les notes conceptuelles et propositions, en agissant en tant que rédacteur ou éditeur principal ou en lui déléguant cette responsabilité. Développer des outils efficaces de gestion des processus pour l'élaboration des propositions.

• Définir et communiquer clairement les rôles, les responsabilités et les calendriers de chaque département. Faciliter une coordination interdépartementale efficace.

• Examiner minutieusement tous les documents de la proposition afin d'assurer la cohérence des récits, des cadres logiques et des budgets.

• Servir de point de contact avec le siège lors de l'examen, de l'édition et de la soumission des propositions.

• Veiller à ce que tous les résultats des propositions soient exacts, complets, de haute qualité et soumis dans les délais.

Gestion des subventions

• Servir de point de contact pour les communications avec le siège concernant toutes les fonctions d'administration des subventions.

• Examiner les accords avec les donateurs et coordonner leur examen et leur signature avec les bureaux compétents du siège. Coordonner l'approbation des dépenses préalables à l'octroi des subventions, le cas échéant.

• Coordonner avec le responsable des partenariats l'obtention de toutes les approbations nécessaires des donateurs en ce qui concerne les partenariats.

• Diriger et/ou soutenir toutes les révisions, modifications et réalignements budgétaires des projets.

• Servir d'expert du programme national pour la facilitation des réunions du cycle de projet (PCM), y compris les réunions de conception, d'ouverture, de mise en œuvre, de clôture et d'apprentissage du projet.

• Promouvoir activement la pleine participation des partenaires à la mise en œuvre du programme dans le cadre des réunions de cycle de projet.

• Maintenir et diffuser un système de suivi des subventions régulièrement mis à jour.

• Veiller à ce que toutes les communications du département avec les collègues de l'IRC et les donateurs soient constructives, claires et organisées.

• Maintenir un système de gestion de l'information et d'archivage des subventions bien organisé et complet.

• Veiller à ce que le système interne d'information sur le suivi des opportunités de l'IRC (OTIS) soit mis à jour et entretenu tout au long du cycle de vie des subventions.

• Participer aux processus de diligence raisonnable et à la gestion des risques liés aux partenariats de collaboration, le cas échéant.

• Renforcer les capacités du personnel de l'IRC et des partenaires dans les fonctions de gestion des subventions en facilitant les formations et en fournissant un soutien ciblé selon les besoins.

Partenariats

• Promouvoir une culture de partenariats efficaces et respectueux. Promouvoir des programmes menés par des partenaires, conformément à l'approche de l'IRC "pourquoi pas un partenariat ?" et "un partenaire sur un pied d'égalité".

• Veiller à ce que les considérations relatives aux partenariats soient intégrées dans l'élaboration des propositions et à ce que les partenaires locaux participent activement à la conception des réponses et à la mise en œuvre des programmes.

• Contribuer activement aux sections pertinentes de l'analyse des capacités des partenaires (ACP) et à l'élaboration ultérieure de plans de soutien aux partenaires.

• Gérer la mise en œuvre des actions prévues dans les sections relatives à la gestion des subventions des plans de soutien aux partenaires.

• Diriger et/ou soutenir la conception de projets et de budgets en collaboration avec les partenaires.

• Veiller à ce que chaque proposition définisse l'approche d'urgence de l'IRC en fonction de la manière dont nous pouvons soutenir, renforcer et compléter au mieux les acteurs locaux.

• Examiner et fournir des commentaires sur les outils techniques, les rapports et les données des partenaires, le cas échéant. Collaborer avec les partenaires pour recommander des adaptations ou des améliorations de processus.

• Participer activement au groupe de travail sur le partenariat (PWG).

Conformité des donateurs

• Fournir aux équipes chargées des programmes et des opérations des conseils techniques de routine afin de garantir que toutes les subventions sont mises en œuvre dans le respect des réglementations de IRC et des donateurs.

• Assurer la coordination avec le siège pour les questions de conformité spécialisées, le cas échéant.

• Soumettre de manière proactive les problèmes potentiels de conformité à la direction générale ; travailler en étroite collaboration avec les collègues du siège chargés de la conformité pour résoudre tout problème connexe.

• Diffuser les ressources existantes sur la conformité des donateurs, assurer la liaison avec les homologues régionaux pour l'élaboration et la mise à jour des fiches de conformité pour toutes les subventions.

• En coordination avec le Directeur des Programmes Adjoint et le Coordonnateur du plaidoyer, contribuer à assurer une visibilité appropriée et efficace de l'IRC et des donateurs sur les sites et dans les documents du programme.

Établissement de rapports

• Superviser l'élaboration et la production de tous les rapports internes et externes en collaboration avec les départements des programmes, des finances et du MEAL.

• Maintenir un suivi complet des rapports et communiquer régulièrement avec tous les membres de l'équipe concernés au sujet des échéances à venir et des exigences spécifiques en matière de rapports.

• Diriger la production de rapports de haute qualité et bien rédigés qui répondent aux exigences des donateurs et de l'IRC.

• Examiner minutieusement et confirmer que tous les rapports et documents complémentaires sont complets et exacts.

• Coordonner les examens et les approbations du siège et des unités techniques avant la soumission au donateur.

• Veiller au strict respect des délais internes et des délais fixés par les donateurs.

Direction du département et gestion du personnel

• Superviser le recrutement de nouveaux membres du personnel, le cas échéant. Assurer l'intégration et la formation complètes des nouveaux employés.

• Diriger l'unité chargée des subventions et offrir des possibilités de développement professionnel au personnel, le cas échéant.

• Veiller à une délimitation claire des rôles et des responsabilités et à une répartition logique des portefeuilles pour tous les membres de l'équipe.

• Coordonner la gestion des performances au sein du département et garantir une culture de haute performance par l'engagement et la responsabilisation du personnel.

Autres tâches

Autres tâches pertinentes assignées par le superviseur pour faire avancer les programmes de l'IRC.

Exigences du poste :

Formation : Licence dans un domaine pertinent et expérience dans la gouvernance, l'administration et la gestion de subventions d'organisations à but non lucratif, y compris la gestion de partenariats.

Expérience professionnelle: Minimum de six ans d'expérience dans la gestion de subventions humanitaires dans un environnement de travail multi-donateurs et multi-sectoriel.

Aptitudes et compétences démontrées :

• Expérience avérée dans un rôle de coordination interdépartementale et capacité à communiquer avec une série de parties prenantes et à équilibrer leurs priorités.

• Vaste expérience dans l'élaboration de propositions de financement multisectorielles de grande envergure.

• Compétences avancées en matière de rédaction et de compilation de rapports de donateurs, y compris la coordination des contributions et l'élaboration de documents complexes dans différents départements.

• Une connaissance approfondie de la conformité institutionnelle des donateurs est requise. La connaissance des exigences de la BHA, d'ECHO et de Sida est un avantage particulier.

• D'excellentes compétences rédactionnelles et éditoriales en anglais et en français sont requises. Capable de rédiger et d'éditer des documents détaillés à soumettre aux donateurs avec un minimum de supervision.

• Une expérience préalable dans un contexte de conflit ou de crise prolongée est préférable.

• Compétences exceptionnelles en matière de planification et d'organisation. Capable d'établir des priorités et de suivre simultanément plusieurs activités et échéances.

• Excellentes compétences en MS Office.

• Motivation personnelle, honnêteté et sens aigu des responsabilités.

• Capacité à travailler à la fois de manière indépendante et au sein d'une équipe.

Compétences linguistiques: La maîtrise de l'anglais et du français est requise.

Environnement de travail: Bureau de l'IRC à Port-au-Prince avec des déplacements locaux sur les sites des projets des partenaires si la sécurité et l'accès le permettent.