Easter Seals Jobs

Adjoint·e administratif·ve et aux événements

Randstad est le leader mondial des solutions en gestion de talents et le partenaire privilégié de ses clients. Êtes-vous une personne hautement organisée avec une passion pour la création d'événements mémorables? Nous sommes à la recherche d’un·e adjoint·e administratif·ve et aux événements qui jouera un rôle essentiel dans la planification et l'exécution d'événements internes et destinés aux clients, tout en offrant un soutien administratif à notre équipe. Ce rôle hybride combine expertise logistique et créativité pour assurer une coordination sans faille et des expériences exceptionnelles reflétant les valeurs de notre organisation.

Ce poste nécessite des déplacements occasionnels à travers le Canada pour soutenir les événements sur place. Puisque ce rôle sera responsable d’événements à travers le Canada, il nécessite une personne bilingue (anglais et français).

Randstad a adopté un modèle de travail hybride qui allie flexibilité et collaboration en personne. Vous aurez la possibilité de travailler à distance jusqu'à 2 jour par semaine, offrant un équilibre entre flexibilité et engagement au bureau.

Principales responsabilités

Planification et exécution d’événements :

• Planifier et organiser des événements internes, tels que les assemblées générales et les réunions de direction, en gérant tous les détails logistiques pour assurer leur réussite.

• Tâches incluant la planification, l’envoi des invitations, la commande de nourriture et boissons, les réservations d’hôtel, le développement d’agendas et la préparation de présentations.

• Fournir un soutien sur place selon les besoins en collaboration avec les autres parties prenantes.

• Coordonner des événements et présentations destinés aux clients en partenariat avec l’équipe de direction, les partenaires d’affaires et l’équipe marketing.

• Gérer tous les aspects de l’organisation des événements : traiteur, réservations de lieux, inscriptions des invités et suivi des budgets.

• Voyager à travers le Canada pour assurer un soutien sur place et garantir une expérience de haute qualité.

• Collaborer avec les parties prenantes pour développer des présentations sur mesure, alignées sur les objectifs des événements.

Gestion des récompenses pour les employé·es :

• Superviser le processus des récompenses pour les employé·es, de la coordination des évaluations de performance à la commande et la distribution des récompenses.

• Garantir une expérience fluide et valorisante pour tous les récipiendaires.

Soutien administratif :

• Fournir un soutien administratif à l’équipe de direction, y compris la gestion des agendas, l’organisation des déplacements, la soumission des rapports de dépenses et la préparation des réunions.

• Servir de point de contact pour toutes les questions liées aux événements, en maintenant une communication claire et professionnelle avec les parties prenantes internes et externes.

• Gérer les relations avec les fournisseurs, en s’assurant du respect des délais, de la qualité des services et des budgets.

Amélioration continue :

• Identifier de manière proactive les opportunités d’amélioration des processus pour optimiser l’efficacité de la planification des événements et des fonctions administratives.

• Se tenir informé·e des tendances et meilleures pratiques en gestion d’événements pour rehausser la qualité de nos événements.

Qualifications

• Expérience : 3 ans ou plus en planification d’événements, en soutien administratif ou dans un rôle similaire exigeant des compétences exceptionnelles en organisation et gestion de projets.

• Formation : Diplôme ou certificat en gestion d’événements, administration des affaires ou domaine connexe (préféré).

• Compétences :

• Excellentes compétences en gestion de projets, avec un souci aigu du détail et la capacité de gérer plusieurs priorités.

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale.

• Maîtrise des outils comme Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word), des logiciels de gestion d’événements et des outils de présentation.

• Esprit créatif et axé sur la résolution de problèmes, avec une approche orientée client.

• Capacité à travailler de manière autonome et collaborative dans un environnement rapide.

• Flexibilité : Disponibilité pour voyager à travers le Canada selon les besoins pour soutenir les événements sur place.

Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.

Notre organisation est présente à travers le Canada ainsi que dans 38 pays.

Comme illustré dans la description des tâches, il implique notamment de communiquer, oralement et par écrit, avec les autres équipes de Randstad situées partout au Canada et avec nos clients et partenaires internationaux. En effet, les clients et les partenaires internationaux représentent la majeure partie de nos activités. À la suite d'une évaluation, nous avons déterminé que les tâches liées au poste de adjoint·e administratif·ve nécessitent la connaissance de l’anglais en plus du français (à l’oral et à l’écrit). Nous avons également déterminé que la connaissance de l’anglais déjà exigée des autres employés ne permet pas l’exécution des tâches nécessitant la connaissance de l’anglais liées au poste de adjoint·e administratif·ve. Cependant Randstad restreint le plus possible le nombre de postes pour lesquels elle exige la connaissance d’une autre langue pour assurer l’accomplissement efficace de sa mission.

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Administrative and Events Assistant

Randstad is the world’s leading talent company and a partner of choice to clients. Are you a highly organized professional with a passion for creating memorable events? We’re looking for an Administrative and Events Assistant to play a vital role in planning and executing internal and client-facing events while providing administrative support to our team. This hybrid role combines logistical expertise with creativity, ensuring seamless coordination and exceptional experiences that reflect our organization’s values.

This role requires occasional travel within Canada to provide on-site support for events. Since this role will be responsible for events across Canada, it requires a bilingual individual (English and French).

Randstad has adopted a hybrid work model that balances flexibility with in-person collaboration. You’ll have the option to work remotely up to 1 day a week, offering a blend of remote flexibility and office engagement.

Key Responsibilities

Event Planning and Execution:

• Plan and execute internal events, such as town halls and leadership meetings, managing every logistical detail to ensure success.

• Responsibilities include scheduling, invitations, food and beverage ordering, hotel arrangements, agenda development, and presentation preparation.

• Provide on-site support as needed in collaboration with other stakeholders.

• Coordinate client-facing events and presentations in partnership with the leadership team, business partners, and marketing.

• Handle all aspects of event management, including catering, venue arrangements, guest registration, and budget oversight.

• Travel across Canada to provide on-site support and ensure a high-quality experience.

• Collaborate with stakeholders to develop tailored, impactful presentations that align with event goals.

Employee Awards Management:

• Oversee the employee awards process, from performance assessment coordination to ordering and distributing awards.

• Ensure a smooth and meaningful experience for all award recipients.

Administrative Support:

• Provide administrative support to the leadership team, including calendar management, travel arrangements, expense reporting, and meeting preparation.

• Act as a point of contact for event-related inquiries, maintaining clear and professional communication with internal and external stakeholders.

• Manage vendor relationships, ensuring timely delivery of services and adherence to budgets.

Continuous Improvement:

• Proactively identify opportunities to enhance processes and improve the efficiency of event planning and administrative functions.

• Stay informed of industry trends and best practices in event management to elevate the quality of our events.

Qualifications

• Experience: 3+ years in event planning, administrative support, or a similar role requiring exceptional organizational and project management skills.

• Education: Diploma or degree in Event Management, Business Administration, or a related field preferred.

• Skills:

• Strong project management skills with a keen eye for detail and the ability to juggle multiple priorities.

• Excellent written and verbal communication skills.

• Proficiency in tools such as Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word), event management software, and presentation tools.

• Creative problem-solver with a customer-focused mindset.

• Ability to work independently and collaboratively in a fast-paced environment.

• Flexibility: Willingness to travel within Canada as required for on-site event support.

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Randstad Canada is committed to fostering a workforce reflective of all peoples of Canada. As a result, we are committed to developing and implementing strategies to increase the equity, diversity and inclusion within the workplace by examining our internal policies, practices, and systems throughout the entire lifecycle of our workforce, including its recruitment, retention and advancement for all employees. In addition to our deep commitment to respecting human rights, we are dedicated to positive actions to affect change to ensure everyone has full participation in the workforce free from any barriers, systemic or otherwise, especially equity-seeking groups who are usually underrepresented in Canada’s workforce, including those who identify as women or non-binary/gender non-conforming; Indigenous or Aboriginal Peoples; persons with disabilities (visible or invisible) and; members of visible minorities, racialized groups and the LGBTQ2+ community.

Randstad Canada is committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace for all its candidates and employees by supporting their accessibility and accommodation needs throughout the employment lifecycle. We ask that all job applications please identify any accommodation requirements by sending an email to accessibility@randstad.ca to ensure their ability to fully participate in the interview process.