Easter Seals Jobs

Ubicación: Oficina Central – Ciudad de México

Objetivo: Brindar soporte personal proactivo y de alta calidad a los miembros regionales ejecutivos de CPW LT, BEO en toda la región LATAM y el mercado mexicano.

Principales funciones:

1. Apoyar una variedad de actividades administrativas específicas del área de trabajo. Ejercer iniciativa y juicio en el manejo de materiales/consultas rutinarias y confidenciales.

2. Gestionar proyectos (conferencias y eventos globales/regionales, reuniones globales/regionales/mexicanas, comunicaciones LATAM, etc.) y contribuir al trabajo en comités y equipos. Seguimiento de acciones delegadas por el VP al equipo .

3. Revisar las prácticas y procedimientos operativos para determinar si se pueden realizar mejoras en áreas como el flujo de trabajo, los procedimientos de presentación de informes o los gastos y realizar los cambios apropiados. Buscar la mejora continua en el servicio entregado.

4. Manejar y examinar teléfonos y correos electrónicos y redirigir mensajes a las personas apropiadas, coordinar el flujo de información tanto interna como externamente.

5. Elaborar por su cuenta memorandos, correspondencia rutinaria y básica, notas breves u otros documentos, utilizando procesadores de textos, hojas de cálculo, bases de datos o software de presentación. Leer y analizar proactivamente memorandos, comunicaciones y correos electrónicos entrantes para determinar su importancia, definir prioridades y tomar las acciones adecuadas.

6. Elaborar informes, revisiones y presentaciones, asegurarse de que se sigan las políticas de formato de la empresa y recomiende revisiones.

7. Liderar la comunicación con Reportes Directos, Asistentes de Mercados, RRHH, equipo LATAM y otras unidades.

8. Asistencia en la organización de eventos especiales y cualquier conferencia bajo el liderazgo del Jefe de la Unidad.

9. Organizar la logística y montaje de talleres/eventos/seminarios externos o internos.

10. Organizar los arreglos de viaje y la logística (avión, hotel, automóvil, visa) de acuerdo con la Política CPW y coordinar con los mercados cuando corresponda en caso de visitas.

11. Elaboración y seguimiento de informes de gastos.

12. Crear y dar seguimiento al proceso P2P (PR/PO/SES). Actuar como aprobador de solicitudes de SAP.

Lo que te hará exitoso:

• Titulados en Administración de Empresas, Finanzas, Ing. Industrial o afines.

• Inglés Avanzado.

• 3 a 5 años de experiencia asistiendo a Ejecutivos.

• Conocimientos en manejo de agendas, gestión de eventos y viajes.