Job Information
Belcan Administrative Assistant in Irvine, California
Administrative Assistant
Job Number: 352473
Category: Administrative
Description: Job Title: Administrative Assistant
Pay Rate: $28 / hr (DOE)
Location: Irvine, CA
Area Code: 949
Zip Code: 92606
Start Date: Right Away
Keywords: #AdminJobs #AdminAssistantJobs
Benefits:
Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision
401k
On the job training / cross-training
Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available.
Accident and critical illness insurance optional.
Scheduled performance reviews
Referral program
Responsibilities:
Following established procedures, perform a variety of administrative responsibilities.
Maintains an appropriate level of confidentiality regarding customer and company matters.
Word processing, graphics and/or publishing applications, as well as creating documents containing financial or statistical data or scientific, technical or legal terminology.
Enter and manipulate data on spreadsheet, data base or file management programs and perform a broad range of typing projects.
Compose, analyze and distribute documents. Proofread and correct grammatical, typographical, compositional, or data errors.
Conduct meetings or presentations.
Conduct inquiries into specific problems, such as delays, to ensure objectives are being met.
Communicate potentially negative situations to management in a constructive manner.
Read mail, highlight action or important items, attach relevant files or information before distributing.
Set priorities and procedures for accomplishing work.
Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature.
Interface effectively with team members, functional departments and customers.
Screen calls, respond to routine questions and receive and/or escort visitors.
Schedule appointments and make domestic and international travel arrangements.
Coordinate with internal and external executive‐level staff to schedule in‐house and off‐site meetings.
Coordination may include arrangements for travel and hotel accommodations, meal menus, recreational programs, guest speakers and developing agendas.
Maintain accurate and up‐to‐date files and record systems.
Maintain confidential records and reports.
Education and Experience:
High School diploma/ GED
3+ years of related office experience or demonstrated ability to perform described responsibilities
Education certificate in applicable functional area preferred.
Skills and Knowledge:
Personal computer skills required
Thorough knowledge of office equipment, administrative procedures and/or terminology in functional area.
Ability to accurately record meeting proceedings, where applicable.
Ability to accurately type 55 wpm, where applicable.
Set priorities and procedures for accomplishing work
High degree of accuracy and speed.
Proficient with Microsoft Suite software.
Effective verbal, written and interpersonal communication skills.
Ability to work effectively with others and be a participative team player.
If you are interested in this role, please apply via the apply now link provided. Our overriding goal is to provide quality staffing solutions that help people, organizations, and communities succeed. Belcan is a leading provider of qualified personnel to many of the world's most respected enterprises. We offer excellent opportunities for contract, temporary, temp-to-hire, and direct assignments. We are the employer of choice for thousands worldwide. For more information, please visit our website at Belcan.com
EOE/F/M/Disability/Veterans
Puesto: Asistente administrativo
Sueldo: $28/hora (según la experiencia)
Ubicación: Irvine, CA
Código de área: 949
Código postal: 92606
Fecha de inicio: Inmediata
Palabras clave: #AdminJobs #AdminAssistantJobs
Beneficios:
Beneficios médicos/de salud con múltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, atención dental y de la vista
401k
Capacitación en el trabajo/capacitación cruzada
Seguro de vida, seguro por discapacidad y seguro de vida voluntario para miembros de la familia disponibles.
Seguro por accidente y enfermedad grave opcional.
Evaluaciones de desempeño programadas
Programa de referencias
Responsabilidades:
Siguiendo los procedimientos establecidos, realizar una variedad de responsabilidades administrativas.
Mantiene un nivel adecuado de confidencialidad con respecto a asuntos de los clientes y de la empresa.
Procesamiento de textos, gráficos y/o aplicaciones de publicación, así como la creación de documentos que contengan datos financieros o estadísticos o terminología científica, técnica o legal.
Ingresar y manipular datos en hojas de cálculo, bases de datos o programas de administración de archivos y realizar una amplia gama de proyectos de mecanografía.
Redactar, analizar y distribuir documentos. Revisar y corregir errores gramaticales, tipográficos, de composición o de datos.
Realizar reuniones o presentaciones.
Realizar investigaciones sobre problemas específicos, como demoras, para garantizar que se cumplan los objetivos.
Comunicar situaciones potencialmente negativas a la gerencia de manera constructiva.
Leer el correo, resaltar acciones o elementos importantes, adjuntar archivos o información relevante antes de distribuir.
Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo.
Responder a la correspondencia de rutina o redactar respuestas de rutina para su revisión y firma.
Interactuar de manera eficaz con los miembros del equipo, los departamentos funcionales y los clientes.
Filtrar llamadas, responder preguntas de rutina y recibir y/o acompañar a los visitantes.
Programar citas y hacer arreglos de viajes nacionales e internacionales.
Coordinar con el personal interno y externo de nivel ejecutivo para programar reuniones internas y externas.
La coordinación puede incluir arreglos para viajes y alojamiento en hoteles, menús de comidas, programas recreativos, oradores invitados y desarrollo de agendas.
Mantener archivos y sistemas de registro precisos y actualizados.
Mantener registros e informes confidenciales.
Educación y experiencia:
Diploma de escuela preparatoria /GED
Más de 3 años de experiencia en una oficina relacionada o capacidad demostrada para realizar las responsabilidades descritas
Se prefiere certificado de educación en el área funcional correspondiente.
Habilidades y conocimientos:
Se requieren habilidades en computadoras personales
Conocimiento completo de equipos de oficina, procedimientos administrativos y/o terminología en el área funcional.
Capacidad para registrar con precisión los procedimientos de las reuniones, cuando corresponda.
Capacidad para escribir con precisión 55 palabras por minuto, cuando corresponda.
Establecer prioridades y procedimientos para realizar el trabajo
Alto grado de precisión y velocidad.
Competente con el software Microsoft Suite.
Habilidades efectivas de comunicación verbal, escrita e interpersonal.
Capacidad para trabajar eficazmente con otros y ser un jugador de equipo participativo.
Si está interesado en este puesto, presente su solicitud a través del enlace de solicitud ahora provisto. Nuestro objetivo primordial es brindar soluciones de dotación de personal de calidad que ayuden a las personas, las organizaciones y las comunidades a tener éxito. Belcan es un proveedor líder de personal calificado para muchas de las empresas más respetadas del mundo. Ofrecemos excelentes oportunidades para contratos, empleos temporales, empleos temporales con opción a contratación y asignaciones directas. Somos el empleador elegido por miles de personas en todo el mundo. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en Belcan.com
EOE/F/M/Disability/Veterans
Location: Irvine , CA
Minimum Experience (yrs):
Required Education: Not Specified
Benefits:
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